Organiser un événement de A à Z

Référence : FOR-00064

Objectifs pédagogiques

  • Identifier les fondamentaux de la création et de l’organisation d’un événement
  • S'approprier les méthodes et outils de décision stratégique, d’organisation, de gestion, de communication et d’évaluation des événements
  • Déterminer les éléments clés d’un projet événementiel, les formaliser et les présenter

Le programme de la formation

Jour 1 : Comprendre et expérimenter
Matin
Module 1 : Panorama et fondamentaux
Objectif : Identifier les fondamentaux de l’événementiel et déterminer les éléments clés
de décision
Contenu :

  • Panorama des manifestations (contexte, public, typologie d’événement) et
    incidences sur la méthodologie et la responsabilité d’organisateur
  • Définition, objectifs des événements et cohérence avec la stratégie globale d’un
    territoire ou d’une activité
  •  Les cibles, les parties prenantes de la filière de l’événement, les typologies
    d’événement
  • Les 6 fondamentaux de l’événement
  • Présentation d’événements concrets en fonction des participants, de leurs enjeux
    et projets
  • Mise en application par les participants (sur un projet réel, fictif, focus sur des
    cas) à partir d’un outil opérationnel à 360 « le brief client ».
    Après-midi
    Module 2 : L’Equipe Projet et le rôle du chef d’orchestre organisateur
    Objectif : mobiliser une équipe, des partenaires et créer les conditions de réussite dans
    la conception et l’organisation d’un événement
    Contenu :
  •  Jeu Challenge avec conception et présentation d’un événement avec les participants
  • Debriefing sur les conditions de réussite d’une équipe et le rôle de chef de projet
    événementiel (rôle, qualités, compétences)
  • Outils concrets et pragmatiques pour la coordination des parties prenantes

    ZOOM sur la fonction des acteurs touristiques en appui et accompagnement des
    organisateurs d’événement existants sur un territoire et sur l’optimisation du
    potentiel touristique d’événements existants.

    Jour 2 : Comprendre et expérimenter

    Matin
    Module 3 : la boîte à outils de l’événement
    Objectif : utiliser les outils et méthodes principales pour réussir un événement en les
    appliquant directement à son projet
    Contenu :
  • Les clés de l’analyse de la faisabilité et l’opportunité d’un événement
  • La planification
  • Le budget
  • Le financement des événements (de la subvention à la commercialisation)
  • Les fondamentaux liés à la réglementation, les déclarations nécessaires, les
    responsabilités de chacun, les droits de diffusion…,


    Après-midi
    Module 3 : la boîte à outils de l’événement (suite)
    Contenu :
  • Les outils clés de la communication (classique et digitale) dans l’événementiel
  • Des concepts d’événements percutants et les récentes innovations sur les
    territoires incluant l’éco-conception
  •  L’évaluation des retombées attendues d’un événement
  • Poursuite du travail d’application adaptés aux participants

    Jour 3 Produire et Communiquer
    Matin
    Module 4 : Produire
    Objectif : Poursuivre le travail d’application adaptés aux participants avec l’utilisation
    des outils essentiels et approfondissement
    Contenu
  • Approfondissement et mise en application des outils sur un plan de progrès de l'activité "manifestations / évènements/ animations"
  • Travail sur la stratégie, le concept, la communication, l'organsisation…
  • Finalisation du remplissage de l’outil opérationnel à 360° « le brief client ».

    Après-midi
    Module 4 : Communiquer
    Objectif : présenter son projet d’événement sous format Petcha Kutcha devant les autres
    participants, recueillir les retours, avis et conseils des participants et de l’expert
    Contenu
  •  Travail sur un projet d’événement réel d’un ou 2 participants
    avec mise en forme de la présentation du projet d’événement pour convaincre
    (partenaires, public, financeurs, …),
  • Préparatif et présentation dans une ambiance bienveillante
  • Debriefing et conseils des participants

    Après-midi (suite)
    Conclusion de la formation :
  • Apport de ressources complémentaires et relais d’accompagnement
  • Elaboration d’un plan d’action pour mettre en œuvre les acquis
  • Remise du Kit on-line « Réussir son événement »
  • Evaluation et clôture de la formation

Les méthodes et supports

  • Travail préparatoire demandé :
    Avec une liste de questions sur le contexte du participant, son expérience dans l’organisation d’événements, ses enjeux pour son territoire ou son activité, ses attentes vis-à-vis du module (travail à rendre à j-10 avant la formation
  •  Expérimentation et pratiques innovantes :
    Apprentissage par la mise en pratique des concepts, méthodes et outils grâce à des exercices concrets ludiques...
    Mise en situation et implication des participants via des techniques très participatives : un challenge avec des Kaplas, un brainstorming surprenant pour la création d’un concept d’événement percutant, le travail opérationnel sur un outil à 360° et la présentation synthétique d’un projet d’événement par les participants (réel ou fictif) sous format Petcha Kucha.
  • Le Plus :
    Remise du Kit On Line « Réussir son événement” avec les outils, les fiches et des E-books pour aller plus loin
    Elaboration d'un plan de progrès de l'activité "manifestation / évènements / animations".
 

A qui s'adresse cette formation ?

Public
Animateurs, responsables animation ou événementiel, responsable d’association, toute personne responsable de l’organisation d’une manifestation
Pré-requis
Aucun pré requis

Liste des sessions prévues

Sessions Inter Lieu Durée Prix
Du 07/12/2020
Au 09/12/2020
LYON
LYON - Auvergne Rhône-Alpes Tourisme
3 jours
21 heures
750,00 € HT

Informations complémentaires

Cette formation est animée par Céline RAISS, consultante formatrice spécialisée en évènementiel