Editer son agenda d'animation avec Apidae

Référence : FOR-00048

Objectifs pédagogiques

  • Comprendre les étapes de fusion de données entre Apidae et un outil PAO en passant par Excel (Savoir)
  • Créer & Mettre à jour des Modèles Excel (Savoir-Faire)
  • Enrichir ses exports à l’aide de formules conditionnelles (Savoir-Faire)
  • Appliquer un publipostage dans Word (Savoir-Faire)

Le programme de la formation

Libres échanges sur les pratiques de saisies Apidae
▪ Questions libres des participants sur la saisie dans Apidae.
▪ Rappel des fondamentaux et exercices pratiques (Types objet, entités juridiques, saisie des périodes, marquage, duplication, critères internes...)
La recherche avancée
▪ Rappels sur le fonctionnement de la recherche avancée.
▪ La recherche avancée multi-types à l'aide des groupes de critères.
▪ Préparation et enregistrement de la recherche "agenda hebdomadaire"
Préparation du modèle d'export Excel (Cas pratique des Evènements)
▪ Préparer son modèle Excel.
▪ Cas particulier des dates : Comprendre les différentes options et bien choisir la plus adaptée à ses besoins.
▪ Exporter ses données.
Gérer et retraiter les dates dans Excel
▪ Trier les doublons.
▪ Gérer le cas des évènements sur de longues périodes.
▪ Utiliser les formules d'Excel pour regrouper les évènements par dates.
Publipostage dans Word et astuces de mise en page
▪ Préparer son gabarit Word à travers le publipostage.
▪ Présentation d'astuces de mise en page Word (Selon les attentes et besoins des participants) :
▪ Gestion des colonnes et tableaux pour la mise en page
▪ Bordure et Trames : les bonnes utilisations
▪ Publipostage dans un nouveau document
Finalisation de l'agenda hebdomadaire – Exemple d’agenda 3 volets
▪ Gestion des entêtes, pieds de page et ordonnancement des résultats
▪ Titre du document et correction manuelle de la mise en page
Les astuces pour gagner en efficacité lors du publipostage
▪ Traiter les champs vides d’Apidae.
▪ Contrôler l'affichage des heures.
▪ Traiter les champs valués de Apidae pour un affichage "à partir de " (âges et tarifs)
▪ Mise en page conditionnelle des fiches Apidae selon leurs types ou sous-type...
▪ Gestion des images lors du publipostage.
▪ Autres demandes et attentes des participants.
Procédure à suivre les semaines suivantes
▪ Comment mettre à profit les mêmes modèles pour éditer en quelques clics chaque semaine le même résultat

Les méthodes et supports

Les participants disposeront, à la fin de la formation :
- D’un modèle d’export Fêtes et manifestations (Accessible depuis leur compte Apidae)
- D’un exemple Excel d’export de résultats prêts à être fusionnés dans Word/Indesign
- D’un gabarit Word aux couleurs de l’office pour la mise en page des données.
En complément, les participants auront accès à l’espace en ligne de supports Sipea® sur lequel ils retrouveront des aides et des questionnaires d’auto-évaluation pour tester leurs compétences.

A qui s'adresse cette formation ?

Public
Cette formation est destinée aux personnes qui, travaillant régulièrement sur Apidae, ont en charge l'édition de l'agenda hebdomadaire au sein de l'office de tourisme.
Pré-requis
Chaque personne formée devra disposer d’un compte utilisateur membre pour accéder à Apidae

Liste des sessions prévues

Sessions Inter Lieu Durée Prix
Du 04/10/2019
Au 04/10/2019
GRENOBLE
GRENOBLE - Maison du Tourisme
1 jour
7 heures
250,00 €

Informations complémentaires

En partant de la construction de la recherche avancée la plus pertinente possible, et en passant par un export Excel personnalisé et semi-automatisé à l'aide de formules, les participants réaliseront un gabarit Word ré- exploitable pour éditer chaque semaine en quelques clics le nouvel agenda des manifestations regroupées par dates.

La formation est animée par Franck BOINON. Franck anime des formations Apidae et développe des projets pour les offices de tourisme autour de cet environnement depuis plus de 10 ans.