Editer ses documents personnalisés avec Apidae

Référence : FOR-00260

Objectifs pédagogiques

  • Comprendre les étapes de fusion de données entre Apidae et un outil PAO en passant par Excel
  • Créer et mettre à jour des modèles Excel
  • Mettre en page ses données via un publipostage Word
  • Enrichir ses exports à l’aide de formules conditionnelles
  • Traiter les images et intégrer des pictogrammes lors des publipostages 

Le programme de la formation

A.1 Tour de table des participants 
- Présentation du programme de la journée
présentation des participants et de leurs usages d’Apidae (Web, Edition, Accueil…)

A.2 Libres échanges sur les pratiques de saisies Apidae 
- Questions libres des participants sur la saisie dans Apidae,
Rappel des fondamentaux et exercices pratiques (Types objet, entités juridiques, saisie des périodes, marquage, duplication, critères internes...)

A.3 La recherche avancée 
- Rappels sur le fonctionnement de la recherche avancée
- La recherche avancée multi-types  
- Préparation et enregistrement d'une recherche d'exemple "Brochure hébergements"

A.4 Préparer dans Apidae son modèle d'export Excel (Cas pratique des Hébergements) 
- Préparer son modèle Excel
- Traitement des Classements & Capacités
- Anticiper les besoins et contraintes de mise en page (ordre d'affichage, regroupements…)

A.5 Exporter ses données dans Excel 
- Exploiter sa recherche et son modèle d’export
- Les fondamentaux de l’environnement de travail Excel

A.6  Publipostage dans Word
- Préparer son gabarit Word à travers le publipostage.
- Mise en évidence des problèmes de mise en page liés aux contenus des fiches

A.7 Traitement conditionnel des données dans Excel
- Usage des formules conditionnelles simples pour prendre en compte les champs non renseignés

A.8 Astuces de mise en page sous Word 
- Gestion des colonnes et tableaux pour la mise en page
- Bordure et Trames : les bonnes utilisations
- Publipostage dans un nouveau document

A.9. Mise en pratique autonome 

A.10. Procédure à suivre les années suivantes
- Comment réutiliser les modèles et gabarits existants

 B.1. Rappels des principes abordés la veille 
- Présentation du programme du jour

B.2. Adapter dans Apidae ses modèles d'export Excel à d'autres usages 
- Réalisation d'un nouveau modèle d'export
- Les contraintes particulières liées à un agenda hebdomadaire (Dates et heures)

B.3. La recherche avancée pour mon agenda 
-  Traitement simultané de fiches Activité et Evènement

B.4. Exporter mes données dans Excel 
- Réappliquer la méthode vue la veille

B.5. Traitement des dates dans Excel 
- Utiliser les formules avancées d'Excel pour regrouper les évènements par dates
- Gérer le cas des évènements sur de longues périodes

B.6. Fusion dans Word 
- Réalisation d'un nouveau publipostage
- Mise en page particulière (Le dépliant 3 volets)

B.7. Finalisation de l'agenda hebdomadaire 
- Gestion des entêtes, pieds de page et ordonnancement des résultats sous forme d'un déliant 3 volets
- Titre du document et correction manuelle de la mise en page

B.8. Autres astuces pour gagner en efficacité lors du publipostage 
-  Traiter les champs vides d’Apidae
-  Contrôler l'affichage des heures
- Traiter les champs valués de Apidae pour un affichage "à partir de " (âges et tarifs)
- Mise en page conditionnelle des fiches Apidae selon leurs types ou sous-type...
- Autres demandes et attentes des participants

B.9. Traitement des images lors des fusions Word 
- Gestion des images lors du publipostage
- Transposition des critères en pictogrammes B.10. Procédure à suivre les semaines suivantes 
- Comment mettre à profit les mêmes modèles pour éditer en quelques clics chaque semaine le même résultat

B.11. Auto-évaluations & correction 
- 1 questionnaire en ligne d'auto-évaluation est proposé en fin de stage.

Les méthodes et supports

Salle équipée d’une connexion Internet wifi
Les participants sont invités à apporter un exemplaire de brochure qu’ils souhaiteraient réaliser à partir d’Apidae
Un questionnaire en ligne d’auto-évaluation est proposé en fin de stage.

A qui s'adresse cette formation ?

Public
Personnes qui, travaillant régulièrement sur Apidae, ont en charge l’édition de documents touristiques aux couleurs de l’office de tourisme.
Pré-requis

Il est fortement recommandé d’avoir participé à la formation « Découvrir et exploiter Apidae »
Chaque participant devra venir avec son propre PC portable, muni d'un navigateur (firefox ou chrome) récent et à jour
et devra disposer d’un compte utilisateur individuel pour accéder à Apidae
Les droits individuels nécessaires pour cette formation sont : Consulter
Suite Office nécessaire (Word/Excel)

Liste des sessions prévues

Il n'y aucune session pour cette formation

Informations complémentaires

Cette formation est destinée aux personnes qui, travaillant régulièrement sur Apidae, ont en charge l'édition de documents touristiques aux couleurs de l'office de tourisme (Agenda hebdomadaire / Guide pratique…) En s'appuyant sur d'exemples pratiques de réalisations, vous serez accompagné(e)s dans chacune des étapes nécessaires à toute mise en page graphique de vos données Apidae. En partant de la construction de la recherche avancée la plus pertinente possible, et en passant par un export Excel personnalisé et semi-automatisé à l'aide de formules, les participants réaliseront plusieurs gabarits Word ré-exploitables pour simplifier leurs éditions futures.

Formation animée par Franck BOINON, consultant  formateur spécialisé sur Apidae