Votre office de tourisme a déployé une démarche Qualité, avec une première approche probablement trop axée « formalisation des pratiques et de l’organisation », bref la rédaction de procédures. Avec plus de recul, vous voyez les limites de cette approche : lourdeur des mises à jour, mauvaise perception de la Qualité par les équipes, frein au dynamisme des actions...

Il est vrai que les versions antérieures du référentiel Qualité Tourisme ne facilitaient pas le déploiement d’une approche documentaire pertinente.

Cette formation est adaptée pour vous si :

• Vous avez besoin d’y voir plus clair dans l’évolution des exigences documentaires du référentiel Qualité Tourisme.
• Vous souhaitez repenser la place des documents dans le management et l’organisation de l’office de tourisme.
• Vous souhaitez accentuer l’implication des équipes.
  

La « juste » formalisation des pratiques est donc un enjeu fort de la démarche « Qualité ». 

Module 1 : Des documents adaptés aux besoins

• Typologie des documents
• Repérage des obligations documentaires du référentiel Qualité Tourisme
•  Atelier 1 (par groupes) : repérage typologie exigences documentaires (procédures, traçabilité, stratégies…) et exigences de résultats sans obligation documentaire
• Identification des besoins en documents pour une plus grande valeur ajoutée pour l’OT et les équipes
• Atelier 2 (par groupes) : donner du sens, faire les bons choix – trouver des axes d’amélioration.
• Approche pour assurer la continuité du service
• Test individuel d’un outil : gérer le risque d’absence
• Outil pour faire le tri des documents existants
• Approche si plusieurs BIT

Module 2 : Faire évoluer la forme et le contenu des documents

• Atelier 3 (par groupes) : analyse de procédures et repérage des bonnes idées
• Opportunités, sources d’évolutions, partage d’expérience
  

Module 3 : Gérer le fond documentaire

• Le cycle de vie des documents : différentes approches
• Modalités de référencement, indexation, revue et validation des documents : une démarche de bon sens
• Arborescence informatique, travail en réseau
• Intranet Qualité
• Diffusion et communication auprès des équipes
• Protection et sauvegarde

• Questionnaire de pré-formation en ligne
  

• Evaluation des acquis par l'intervenant.e en fonction des objectifs visés : QCM et ateliers
• Questionnaire de satisfaction en ligne envoyé 2 jours après la fin de la formation

• Apports théoriques
• Echanges d'expérience
• Exercices pratiques
• Nombreux exemples
• Travail individuel d’analyse des outils utilisés dans sa structure et des besoins d’évolution
• Ateliers collectifs 
• Support pédagogique transmis aux stagiaires