Construire, gérer et animer un évènement de A à Z

Référence : FOR-00384

Objectifs pédagogiques

  • Comprendre les enjeux de l’événementiel
  • Construire et organiser un événement de A à Z
  • Établir une stratégie de communication événementielle efficace
  • Prendre en compte les aspects humains

Le programme de la formation

L'organisation d'évènements met en jeu des contextes et des compétences très variées, et interagit avec de nombreux partenaires ou interlocuteurs. Le contexte de la crise sanitaire et les exigences environnementales ont encore exacerbé cette mission complexe, qu'il convient d'aborder avec rigueur et méthodologie, dans la mesure où elle met en jeu la responsabilité des organisateurs.
Cette formation vise à donner aux participants les connaissance et la méthodologie nécessaire à l'organisation d'un évènementiel en toute responsabilité.

 

Module 1 : En amont - Conception du projet/faisabilité

  • Typologie d’animation et d’événement, la responsabilité
  • Idée/Définition du projet (quoi, quand, comment, qui ?)
  • Le budget prévisionnel
  • Création de supports de base (dossier présentation, de partenariat, de presse)
  • Définition de l’ensemble des besoins

Module 2 : En amont - La recherche de partenaires

  • Partenaires institutionnels
  • Partenaires privés, sponsors

Module 3 : En amont - Partie administrative (selon la typologie)

  • Assurance
  • Secours
  • Déclaration et dossier de préfecture
  • Plan vigipirate

Module 4 : En amont - Communication

  • Définition et création de ses supports de communication
  • Choix de ses canaux de communication
  • Définition de son plan de communication
  • L’animation de sa « communauté »

Module 5 : L’aspect humain

  • Être un véritable chef d’orchestre
  • Savoir fédérer derrière un projet
  • Les bénévoles
  • La gestion et planification des tâches
  • Création de supports : rétro-planning et roadbook

Module 6 : Pendant l’événement

  • Vue d’ensemble avec un élément détaché, superviseur de l’événement
  • Gestion des imprévus
  • Communication en live

Module 7 : Le Post-événement

  • Bilan/statistiques
  • Enquête de satisfaction
  • Remerciements

Modalités d'évaluation (Pré-Formation)

  • Questionnaire de pré-formation en ligne

Modalités d'évaluation (Post-Formation)

  • Évaluation des acquis par l'intervenant.e en fonction des objectifs visés : quizz
  • Questionnaire de satisfaction en ligne envoyé 2 jours après la fin de la formation

Les méthodes et supports

  • Apports théoriques
  • Utilisation d’outils collaboratifs et participatifs comme Klaxoon
  • Partage et retours d'expériences
  • Mise à disposition d'outils méthodologiques : budget prévisionnel, roadbook, rétro-planning...
  • Support pédagogique remis sous forme de PDF

A qui s'adresse cette formation ?

Public
Chargé.e d'animation et/ou d'évènementiel
Pré-requis

Aucun pré-requis

Matériel nécessaire :

  • Un ordinateur portable

 

Liste des sessions prévues

Sessions Inter Lieu Durée Prix
Du 13/11/2023
Au 15/11/2023
LYON
LYON - Auvergne Rhône-Alpes Tourisme
3 jours
21 heures
1 020,00 € HT

Informations complémentaires

Cette formation est animée par Julie HERAUD, consultante, formatrice, experte en évènementiel et organisatrice d'évènements grand public.