L'organisation d'évènements met en jeu des contextes et des compétences très variées, et interagit avec de nombreux partenaires ou interlocuteurs. Le contexte de la crise sanitaire et les exigences environnementales ont encore exacerbé cette mission complexe, qu'il convient d'aborder avec rigueur et méthodologie, dans la mesure où elle met en jeu la responsabilité des organisateurs.
Cette formation vise à donner aux participants les connaissance et la méthodologie nécessaire à l'organisation d'un évènementiel en toute responsabilité.

I Module 1 : En amont - Conception du projet/faisabilité

• Typologie d’animation et d’événement, la responsabilité
• Idée/Définition du projet (quoi, quand, comment, qui ?)
• Le budget prévisionnel
• Création de supports de base (dossier présentation, de partenariat, de presse)
• Définition de l’ensemble des besoins

I Module 2 : En amont - La recherche de partenaires

• Partenaires institutionnels
• Partenaires privés, sponsors

I Module 3 : En amont - Partie administrative (selon la typologie)

• Assurance
• Secours
• Déclaration et dossier de préfecture
• Plan vigipirate

I Module 4 : En amont - Communication

• Définition et création de ses supports de communication
• Choix de ses canaux de communication
• Définition de son plan de communication
• L’animation de sa « communauté »

I Module 5 : L’aspect humain

• Être un véritable chef d’orchestre
• Savoir fédérer derrière un projet
• Les bénévoles
• La gestion et planification des tâches
• Création de supports : rétro-planning et roadbook

I Module 6 : Pendant l’événement

• Vue d’ensemble avec un élément détaché, superviseur de l’événement
• Gestion des imprévus
• Communication en live

I Module 7 : Le Post-événement

• Bilan/statistiques
• Enquête de satisfaction
• Remerciements
  

Utilisation d’outils collaboratif et participatif comme Klaxoon
Importance du partage et du retour d’expérience
Formation 100% en présentiel

Support de présentation Power Point, remis sous forme de PDF
Bases méthodologiques pour tous les supports de promotion et de communication (dossier de partenariat, dossier de presse, etc...)
Exemple de budget prévisionnel
Exemple de roadbook et rétro-planning

Chaque stagiaire devra avoir un ordinateur portable et une connexion internet de qualité